Vaak ontbreekt de tijd om allerlei zaken zelf uit te zoeken, maar weet je dat je méér uit Outlook kunt halen dan je nu doet. Bijvoorbeeld waar het gaat om (gevorderd) agendagebruik, het makkelijker plannen van vergaderingen (agenda’s afstemmen), het beheer van mappen, het toepassen van Regels om het mailverkeer efficiënt te laten verlopen, persoonlijke taken gebruiken, etc.
Hiervoor hebben wij een speciale cursus ontwikkeld, waarin ook nadruk wordt gelegd op (algemene) zaken die de effectiviteit / efficiëncy verhogen.
Zo kan er wellicht nog verdere efficiëncy behaald worden door een goed gebruik van bijvoorbeeld het adresboek, distributielijsten en een gestructureerde indeling van de Outlook mappen, alsmede door het gebruik van Weergaven en Categorieën.
Onderstaande onderwerpen zijn een selectie van functionaliteiten uit zowel de basis als de gevorderden cursus, om te komen tot het gewenste maatwerk. Graag zullen wij dit voorstel nader met u bespreken.
Offerteaanvraag
Klik hier voor een vrijblijvende offerteaanvraag over de cursus MS Outlook voor Secretaresses.
CURSUSINHOUD
Algemeen
Begrippen: Postvak, mappenlijst, Postvak IN;
Omvang van het Postvak laten zien bij Outlook Vandaag, rechtermuis knop, Eigenschappen, Mapgrootte (deze dient men al dan niet te wijzigen).
Als de ruimte van de beperkt is, dan kan de docent wijzen op het belang van:
- regelmatig opschonen (incl. het opruimen van de Prullenbak, dus items definitief verwijderen);
- regelmatig archiveren; archiveeropties instellen (de archiefmappen belasten het Postvak niet);
- bijlagen elders opslaan en (zeker als deze geen juridisch draagvlak hebben) verwijderen uit het mailbericht zodat ze daar geen ruimte meer in beslag nemen;
- het zelf maken van een backup (extern .PST bestand).
Standaardinstellingen: het benutten van de mogelijkheden onder Extra, Opties.
Functionaliteiten die de efficiëncy verhogen, zoals:
Het gebruik van Persoonlijke Distributielijsten zodat er niet steeds weer opnieuw adressen geselecteerd hoeven te worden als men regelmatig naar bepaalde groepen geadresseerden mailberichten dient te versturen;
Het gebruik van meerdere handtekeningen (verschillende ondertekeningen afhankelijk van de situatie / geadresseerde) ipv dat men de standaard handtekening handmatig aanpast;
Gebruik van Berichtopties/Verzendopties;
Berichten markeren voor opvolgen (met of zonder herinnering);
Het benutten van de verschillende Outlook weergaven;
Het benutten van de mogelijkheden om Categorieën toe te kennen aan Outlook items;
Gebruik van Machtigingen (Postvak In) om bij afwezigheid van een collega een bericht te kunnen sturen “uit naam van”.
Meerdere Postvakken openen bij het starten van Outlook:
In het Mappenvenster van Outlook zal docent uitleggen hoe het account van een collega via Extra, Email accounts, Toevoegen, etc. in het eigen mappenvenster geplaatst kan worden (op deze wijze wordt het andere account meteen getoond en hoeft men dit niet steeds weer opnieuw te doen via Bestand, Openen, Map van een andere gebruiker).
Beheer van Outlook Mappen
Post archiveren; effectief gebruik van (sub)mappen;
Gebruik van Regels om het berichtenverkeer beter te beheren
(bijv. bepaalde berichten dienen automatisch in een bepaalde map terecht te komen);
Gebruik van Zoekmappen.
Effectief en consequent gebruik van het adresboek/contactpersonen
Extra, Opties, Tabblad Voorkeuren, Opties voor Contactpersonen:
- standaard volgorde/weergave voor volledige naam
(bijvoorbeeld voornaam, achternaam);
- standaard volgorde/weergave voor het opslaan van namen
(bijvoorbeeld achternaam, voornaam);
- standaard weergave van de naam in het mailbericht bij “aan”
(bijvoorbeeld: de heer of mevrouw xx);
- controle op dubbele contactpersonen (aanvinken).
Efficiënt Agendagebruik
Mogelijkheden van de Agenda;
Gebruik van Herinneringen in de Agenda;
Gebruik van terugkerende afspraken/terugkeerpatroon;
Gebruik van Kleuren in de Agenda;
Weergaven van tijden en soorten afspraken;
Plannen van vergaderingen:
- Vanuit Contactpersonen;
- Vanuit de Agenda;
- Venster Vergaderingplanner;
- Reageren op een vergaderverzoek (accepteren / weigeren met of zonder een antwoord);
- reserveren van een vergaderruimte.
Gebruik van Machtigingen op de Agenda om bij afwezigheid de agenda van een collega te kunnen inzien;
De mogelijkheid om meerdere agenda’s tegelijk te bekijken:
- beschikbare tijden laten weergeven om een vergadering te plannen.
Meerdere agenda’s beheren:
- Machtigingen
Extra mogelijkheden bij het plannen van vergaderingen;
Het beheer van voorzieningen/faciliteiten (dit kan een vergaderruimte zijn met een eigen agenda);
Gebruik van een groeps- of afdelingsagenda (openbare map).
Als voorbeeld zal docent laten zien dat men hierin zijn/haar afspraken kan vermelden, zodat het afdelingshoofd in één oogopslag kan zien waar een ieder is;
Taken
De werkblak en weergave van Taken;
En Persoonlijke taak invoeren;
Taken afmelden als voltooid;
Taken delegeren (Taakverzoek sturen);
Reageren op een Taakverzoek
Indien gewenst kan ook aandacht besteed worden aan de volgende onderwerpen:
Het gebruik van Notities;
Het gebruik van E-mail huisstijl-sjablonen;
Samenvoegen adresgegevens uit Outlook met een Word document
Gebruik van Gezamenlijke Contactpersonen
Gebruik van Gezamenlijke Taken.
