De verschillende programma's van Microsoft Office 2007/2010 op een rij
In de loop der jaren is Microsoft Office steeds verder uitgebreid met meer programma's. Tot de vaste basis behoren de tekstverwerker Word, het rekenprogramma Excel, de presentatieapplicatie PowerPoint en het e-mailprogramma Outlook. Deze programma's zijn bij vrijwel iedereen bekend. Daarnaast zijn er versies van Office met aanvullende programma's, bijvoorbeeld het DTP-programma Publisher.
Tot de Office-familie behoort ook een aantal aanverwante programma's. Deze zien eruit als Office-onderdelen, werken grotendeels hetzelfde, maar vormen geen onderdeel van de Office suite. U moet ze los kopen. Het gaat hier om het planningpakket Office Project en het technische tekenprogramma Office Visio.
Sinds Office 2003 zijn enkele nieuwe applicaties aan de suite toegevoegd, waaronder OneNote, InfoPath en Communicator. Dit artikel stelt de hele Office-familie aan u voor.
Access
Microsoft Access is het standaard databaseprogramma voor eindgebruikers. Het is een van de gemakkelijkste en professionele databasesystemen. In Access kunt u een complete relationele bedrijfsdatabase ontwikkelen met alle bijbehorende tabellen, queries (zoek- en selectiefuncties), formulieren en rapporten.
De database kan op een netwerk worden geplaatst en worden gedeeld door alle kantoorwerkers. Ondanks de diverse wizards, om ook beginnende gebruikers op weg te helpen, was Access toch vooral bedoeld voor mensen die vertrouwd zijn met databasestructuren en een goed begrip hadden van tabellen en queries. In Access zijn op dit gebied forse verbeteringen aangebracht, waardoor het werken met databases aanzienlijk eenvoudiger is geworden.
Business Contact Manager
Oorspronkelijk was Business Contact Manager (BCM) een losse add-on voor Outlook. Nu wordt hij met een aantal versies van Office standaard meegeleverd. Hij maakt Outlook krachtiger, zodanig dat u het onderdeel Contactpersonen nu als een CRM-systeem kunt inzetten. U kunt bijhouden wanneer u weer iemand moet contacteren, u kunt verkoopkansen detecteren, BCM genereert overzichten met omzetverwachtingen, enzovoort.
Communicator
Communicator verscheen voor het eerst als onderdeel van Microsoft Office Live Communications Server 2005. Communicator is een universeel instant messaging-programma dat het mogelijk maakt om binnen een zakelijke omgeving in real-time te communiceren met collega's en klanten. Het maakt daarbij niet uit of de andere partij beschikt over Communicator, MSN Messenger, of een instant messaging-client van bijvoorbeeld AOL of Yahoo.
In programma's als Outlook, Word of Excel kunt u direct zien of een persoon die u direct nodig heeft online is. Met een klik van de muis zoekt u vervolgens contact en kunt u een conversatie voeren. Die conversatie is later traceerbaar en gaat over een beveiligde verbinding. Bovendien kunt u meldingen krijgen wanneer bepaalde personen weer op hun plaats zijn.
Excel
Excel is het spreadsheetprogramma. Hiermee kunt u formules maken om complexe berekeningen uit te voeren, maar u kunt er ook gewoon verkoopresultaten mee optellen. Omdat Excel veel wordt gebruikt voor het maken van lijsten, worden functies als sorteren en selecteren ondersteund. Het programma kent een indeling in kolommen en rijen en telt meerdere werkbladen tegelijk.
De laatste jaren wordt Excel steeds meer ingezet voor het analyseren van bedrijfsresultaten. Dit wordt Business Intelligence genoemd. Dit is mede te danken aan de krachtige draaitabellenfunctie. Nieuw is Excel Services, een servergebaseerde versie van Excel die is geoptimaliseerd voor het bekijken en delen van werkbladen, als gewerkt wordt in teamverband. U kunt deze services alleen gebruiken in combinatie met Office SharePoint Server.
InfoPath
Met InfoPath zijn dynamische formulieren te ontwikkelen en te gebruiken. InfoPath is daarmee de vervanger van het traditionele papieren formulier, maar dan wel een stuk slimmer. In veel grotere organisaties worden papieren formulieren gebruikt voor het verzamelen van informatie. Een deel van die informatie moet daarna alsnog in de computer worden ingevoerd. Met InfoPath kunt u elektronische formulieren ontwikkelen en die laten invullen door gebruikers. Daarbij worden belangrijke gegevens automatisch gevalideerd en wordt de data opgeslagen in een bestand, in het open XML-formaat.
Er hoeven dus geen gegevens meer overgetypt te worden. Met Office InfoPath Forms Services, beschikbaar in Office SharePoint Server kunnen de mogelijkheden van InfoPath nog verder worden uitgebreid. Zo kunt u formulieren buiten het bedrijfsnetwerk versturen en tevens formulieren aanbieden op webpagina's en PDA's.
OneNote
Met OneNote kunt u notities op laptops, desktopcomputers of tablet-pc's vastleggen. Notities kunnen worden gemaakt in verschillende indelingen, zoals getypte tekst, audio-opnamen, handgeschreven tekst en tekeningen. Gemaakte notities zijn gemakkelijk te organiseren, waardoor u er productiever mee om kunt gaan; zo kunt u ze ook doorsturen, heel wat gemakkelijker dan zo'n traditioneel geel notitieblaadje. OneNote is beschikbaar in enkele Office-edities. Voorheen was OneNote alleen beschikbaar als zelfstandig programma.
Outlook
Outlook is een zeer complete e-mailclient. Naast het ontvangen en versturen van e-mail kunt u met Outlook ook taken toewijzen en uw agenda bijhouden. Gekoppeld aan Microsoft Exchange Server is het bovendien mogelijk de agenda's van anderen in te zien en afspraken met hen te plannen.
Vanaf Outlook 2003 is het programma voorzien van een nieuwe indeling. Zo is het sorteren van e-mail gemakkelijker geworden en kunt u berichten via een leesvenster inzien zonder ze in een apart venster te openen. Ook bestrijdt Outlook spamberichten effectief.
Een grote verbetering in Outlook zit in de zoekfunctie. Deed Outlook er vroeger tientallen seconden tot minuten over om een bepaald item in uw postvak terug te vinden, in Outlook gebeurt dat in luttele seconden. Ook kan Outlook veel gerichter en beter zoeken naar alle soorten items.
PowerPoint
In korte tijd is PowerPoint het 'de facto'-presentatieprogramma geworden. PowerPoint is in eerste instantie de vervanger van de oude overheadsheets of dia's. Net als vroeger maakt u in PowerPoint een reeks 'dia's' met daarop tekst of afbeeldingen die achter elkaar vertoond worden.
Omdat het uiterlijk van de presentatie steeds belangrijker wordt, telt PowerPoint vele nieuwe, professionele diaontwerpen en fraaie overgangen en effecten. Ook de nieuwe grafieken en SmartArt-afbeeldingen zorgen voor professionelere resultaten. Bovendien maakt de nieuwe interface PowerPoint nog gemakkelijker in het gebruik.
Project
Microsoft Office Project Standard is een planningsprogramma voor het zelfstandig beheer van projecten. Met Project Standard kunt u een project opbouwen uit deelprojecten en mijlpalen, teamleden toewijzen aan projecttaken en de geplande en werkelijke tijdlijnen bepalen. Het is een belangrijk hulpmiddel bij het halen van deadlines en het overzichtelijk houden van de kosten van het project.
Voor nog geavanceerder functies voor projectmanagement is er Project Professional. Dit programma maakt verbinding met Microsoft Office Project Server, zodat u kunt samenwerken aan projecten en up-to-date informatie heeft over resources. Verder beschikt Project Professional over alle stand-alonefuncties uit Project Standard.
Publisher
Er is een klein aantal professionele DTP (DeskTop Publishing)-programma's op de markt. De bekendste daarvan zijn QuarkXPress en Adobe InDesign. Dit zijn zodanig complexe producten dat een ongeschoolde gebruiker hiermee geen publicaties kan maken. Dat kan wel met Publisher. Dit DTP-programma zal de Word-gebruiker bekend voorkomen. Het maakt gebruik van voorgedefinieerde sjablonen en kleur/lettertypecombinaties om snel tot een goed uitziend resultaat te komen. Met Publisher maakt u zelf uw folders, briefpapier, nieuwsbrief of visitekaartjes.
SharePoint Designer
SharePoint Designer is zoals de naam al aangeeft een ontwerpprogramma voor SharePoint-sites. Dit kunnen intranetten, extranetten en websites zijn. U kunt er HTML-pagina's en stylesheets mee maken, maar ook zogenaamde Web Parts voor SharePoint invoegen.
Het tonen van externe gegevens, bijvoorbeeld uit databases, en het maken van formulieren waren voorheen ingewikkelde zaken waarvoor meestal geprogrammeerd moest worden.
Visio
Zakelijke gebruikers kunnen met Office Visio Standard heel gemakkelijk complexe informatie, processen en ideeën visualiseren in de vorm van overzichtelijke schema's. Office Visio Professional gaat nog een stap verder en kan de benodigde informatie betrekken uit verschillende bronnen. Bovendien bevat deze versie functies om de informatie te analyseren en daarmee nog inzichtelijker te maken.
Word
Word behoeft geen introductie. Iedere Offfice-gebruiker kent deze tekstverwerker. Gebruikers kunnen er alles mee doen, van het typen van eenmalige brieven tot het samenvoegen van complete mailings. Door sjablonen te ontwikkelen kunt u alle correspondentie in uw eigen huisstijl gieten en macro's maken herhaaldelijk voorkomende taken eenvoudig. Nieuw in Word is onder meer het direct kunnen zien van de gevolgen van een wijziging, nog voordat u deze uitvoert. Ook is er een nieuw snelmenu om geselecteerde tekst direct op te maken.
